Notre cabinet est soumis aux règles applicables en matière de protection des données personnelles et en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi que toutes les règles de droit national prises en application de celui-ci, à titre subsidiaire.
Ce document reflète et décrit de manière claire et simple notre politique en la matière et vous informe sur les conditions dans lesquelles la SAS Fidia Patrimoine, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et utilise vos données personnelles conformément aux principes de protection des données et des moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.
1. DEFINITIONS
Donnée personnelle : toute information ou donnée relative à une personne physique identifiée ou identifiable (Exemple : nom, adresse, références des contrats, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, adresse IP…).
Traitement : toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données personnelles, qu’elles soient automatisées ou non : collecte, enregistrement, organisation, conservation, modification, rapprochement, récupération, consultation, extraction, utilisation, ou en rendant disponible, l'alignement, la combinaison, ainsi que le blocage, l'effacement ou la destruction de telles données personnelles.
Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.
2.RESPONSABLE ET DPO
Responsable de traitement
SAS Fidia Patrimoine
Société par Actions Simplifiée au capital de 20 000€
413 414 281 RCS Dijon.
Siège social : Immeuble Le Richelieu 10 Boulevard Carnot 21000 Dijon
Désignation du DPO (Data Protection Officer ou Délégué à la protection des données personnelles) :
Marion Guillen
Responsable administratif et financier
marion.guillen@fidiapatrimoine.fr
3. LES DONNEES PERSONNELLES
Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?
Les données personnelles collectées et traitées par notre cabinet sont utilisées en conformité avec le principe de minimisation limitant la collecte des données à caractère personnel uniquement pour les finalités définies ci-dessous :
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Les obligations administratives réglementaires liées au processus de prise en charge du prospect et du client ;
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Les opérations relatives aux missions énoncées dans la lettre de mission ;
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Gestion du respect des obligations légales concernant la lutte contre le blanchiment et la corruption ;
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Gestion des contrôles de l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution et l’Autorité des marchés financiers, le cas échéant ;
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Le suivi de l’activité de notre cabinet.
En cas de traitement pour des finalités autres que celles susvisées notre équipe précisera ces finalités et sollicitera votre consentement préalable.
La SAS Fidia Patrimoine ne met en œuvre des traitements de données que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie :
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La mise en œuvre ou l’exécution d’une mission déterminée avec le client dans la lettre de mission et au cours de cette dernière, avec le consentement du client au préalable ;
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Le respect des obligations légales et réglementaires qui nécessitent la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel concerné, à savoir notamment son obligation de mise à jour des documents contractuels de type Fiche d’Information Légale ou vigilance au titre des obligations de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
Catégories de données personnelles traitées
Dans le respect de la règlementation en vigueur, nous traitons principalement des données personnelles suivantes :
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Les données personnelles dites déclaratives, c’est-à-dire recueillies directement auprès de vous ou de partenaires avec lesquels nous avons un lien contractuel ;
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Les données personnelles générées notamment lors de l’utilisation des services en ligne ;
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités sont présentées ci-après, nous pouvons être amenés à traiter notamment des données personnelles relatives à :
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L’identification des personnes : état civil, coordonnées entre autres
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La situation personnelle : ex : situation matrimoniale
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La situation professionnelle, économique et financière.
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Destinataires des données personnelles traitées
Les données à caractère personnel que nous collectons pour la mise en place de la lettre de mission, son déroulement ou encore sa résiliation sont destinées à notre équipe en premier lieu et aux partenaires (partenaires commerciaux, fournisseurs de logiciels) qui interviennent dans la mise en œuvre des missions que vous nous confiez. La transmission de ces données à un organisme tiers, quel qu’il soit, ne sera effectué qu’une fois votre consentement recueilli.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Certaines données personnelles peuvent être adressées à des autorités légalement habilitées pour satisfaire les obligations légales, réglementaires ou conventionnelles de notre cabinet.
Tout fournisseur, prestataire de service, partenaire qui aurait un lien contractuel ou commercial avec notre entité est soumis de par le contrat ou la convention qui nous lie au secret professionnel et au respect de la confidentialité des données.
Ces mesures comprennent notamment la signature d’une convention déterminant précisément le traitement des données et imposant à toute structure tierce de ne traiter vos données à caractère personnel que sur nos instructions, de prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité de vos données, de garantir que les personnes autorisées à accéder aux données soient soumises à des obligations de confidentialité, de restituer et/ou détruire vos données au terme de leur mission ou du contrat, de se soumettre à des audits et de nous fournir une assistance pour assurer le suivi de vos demandes quant à l’exercice de vos droits par rapport à vos données à caractère personnel.
Les mesures de sécurité mises en œuvre
La réglementation nous impose d’assurer un niveau de sécurité et de confidentialité de vos données personnelles. A ce titre nous considérons que l’ensemble des données vous concernant constituent des données confidentielles relevant du secret professionnel auquel nous sommes soumis. Ces données peuvent être transmises, exploitées ou conservées selon le cadre sécuritaire décrit ci-après.
Nous mettons en œuvre une série de mesures de sécurité logiques, organisationnelles et physiques sur nos environnements informatiques afin de maintenir la sécurité des données stockées. Nous assurons également une veille des services de sécurisation des données disponibles sur le marché. Ces données figurent dans le registre des activités impliquant le traitement de données personnelles.
Nous nous assurons que les structures tierces (partenaires, fournisseurs, prestataires de service) mettent en œuvre et maintiennent un système de sécurité conforme notamment au RGPD.
Si nous venions à constater un incident qui impacteraient les données personnelles, nous veillerons, selon le cadre imposé par la réglementation, à le notifier à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et à en informer les personnes concernées.
Quelles sont les durées de conservation de vos données personnelles ?
Nous avons établi une politique de conservation des données pour veiller à ce que vos données à caractère personnel ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Pour déterminer ces durées, nous prenons en compte les différentes finalités pour lesquelles sont collectées ces données, les personnes concernées par la collecte, le respect d’obligations légales, réglementaires ou reconnues par la profession auxquelles nous sommes tenus. Celles-ci n’excèdent pas ce qui est strictement nécessaire à la bonne exécution du traitement.
Les données qui font l’objet d’une obligation d’archivage en application d’une disposition législative ou règlementaire, seront archivées dans les conditions prévues par le(s) texte(s) en vigueur, à savoir notamment l’article L.561-12 du Code monétaire et financier qui impose la durée de conservation des documents et informations quel qu’en soit le support relatifs à l’identité des clients habituels ou occasionnels de Primonial de cinq ans à compter de la clôture des comptes ou de la cessation des relations avec le Client.
Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel mené par la SAS Fidia Patrimoine, vous pouvez vous adresser au Délégué à la Protection des Données par email à marion.guillen@fidiapatrimoine.fr ou par courrier à SAS Fidia Patrimoine – 10 boulevard Carnot 21000 Dijon.
4.VOS DROITS
Conformément à la législation relative à la protection des données en vigueur, vous disposez des droits d’accès, de rectification et d’effacement de vos données à caractère personnel, des droits de vous opposer à ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, du droit à la portabilité des données à caractère personnel et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès.
Le droit d'être informé : Vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et sur l’exercice de vos droits. Conformément au RGPD, un registre des activités impliquant un traitement des données personnelles est tenu à votre disposition sur demande.
Le droit d'accès et de rectification : A tout moment, vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel et leur rectification si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.
Le droit à l'effacement (« droit à l’oubli ») : Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Toutefois le droit à l'effacement (ou le « droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Ainsi, nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle le groupe Primonial est soumis ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
Le droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement, dans certaines circonstances. Dans cette hypothèse, les données ne pourront, à l’exception de leur conservation, être traitées qu’avec votre consentement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice).
Le droit à la portabilité : Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de recevoir les données caractère personnel vous concernant et que vous avez fournies au groupe Primonial dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Droit d'opposition au traitement : Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons légitimes, à certains types de traitement (sauf si le traitement répond à une obligation légale).
Le droit de retirer son consentement : Si vous avez donné votre consentement à un traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de le retirer à tout moment.
Le droit de définir des directives quant au sort de vos données après votre décès : Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. Ces directives sont générales ou particulières. Les directives générales sont enregistrées auprès d’un tiers de confiance. Les directives particulières le sont auprès du responsable de traitement.
Vous pouvez nous adresser toute demande relative à l’exercice de vos droits par email à contact@fidiapatrimoine.fr / marion.guillen@fidiapatrimoine.fr ou par courrier à à SAS Fidia Patrimoine – 10 boulevard Carnot 21000 Dijon.